Wat is een slimme overeenkomst?

Een slimme overeenkomst is geen Word-sjabloon. Een slimme overeenkomst helpt u om - binnen 15 minuten - foutloos een contract op te stellen conform actuele wet- en regelgeving. Hoe een slimme overeenkomst op basis van vraag en antwoord met u meedenkt, leg ik u hier uit.

De stappen

Laten we een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd als voorbeeld nemen. Hoe zien uw acties eruit als u werkt met een slim stukje software voor het genereren van overeenkomsten?

Stap 1. Ga naar de online omgeving van de generatortool en log in.
Stap 2: Kies het gewenste model, in dit geval de arbeidsovereenkomst bepaalde tijd.
U hebt binnen arbeidsrecht de keuze uit 15 modellen die continu voor u up-to-date worden gehouden.
Stap 3. Vul de NAW-gegevens in; handmatig, vanuit de koppeling met de KvK of exporteer deze vanuit uw salarisadministratie.

Stap 4. De applicatie stelt u vragen, u geeft antwoord.
Op basis van de door u gegeven antwoorden worden vervolgvragen gesteld. Op deze manier doorloopt u ongeveer 25 vragen, zowel multiple-choice, open vragen als kalenderopties. Verderop in deze blog vindt u hiervan voorbeelden.
Stap 5: De overeenkomst wordt gegenereerd.
Klaar? Dan wordt het arbeidscontract voorzien van inhoudsopgave, paginanummering, parafensecties en voor u samengesteld.
Stap 6: Downloaden en / of per e-mail ontvangen.
Er verschijnt een venster met de vraag of u het document wilt downloaden en / of per mail wenst te ontvangen.
Stap 7: Ontvang het Word bestand.
In Word ontvangt u het bestand, indien gewenst in de huisstijl, voor eventuele verdere verwerking. Hierna slaat u het contract eenvoudig op in uw dossier management systeem.
Stap 8: Check de auditfile.
Naast het Word-bestand ontvangt de eindverantwoordelijke de auditfile. Hij of zij kan snel de ingevulde variabelen checken. In een oogopslag is duidelijk welke antwoorden zijn gegeven of waar een antwoord leeg is gelaten. Zo kan een uitvoerende het contract in ongeveer 10 tot 15 minuten opmaken en kost het de eindverantwoordelijke slechts een minuut om deze te checken.
Stap 9: Verstuur het contract.
U verstuurt het contract als PDF per e-mail. Snel en accuraat conform wetgeving.

Waarom een Word bestand?

Zoals u leest in stap 5 ontvangt u een Word-bestand in plaats van een PDF. Dat is bewust. Er is altijd wel een uitzondering op de regel, waardoor dit contract net afwijkt van de standaard. Dan is het fijn als u dit zelf even kunt aanpassen en opslaan in uw document management systeem. Na een eventuele bewerking is het alsnog eenvoudig om de arbeidsovereenkomst per PDF te sturen.

Veel voorkomende meedenkers

Een slim model denkt, aan de hand van vooraf gedefinieerde vragen, met u mee. Stel: u geeft in dat de duur van het arbeidscontract zes maanden is. Bij de vervolgvraag - wat is de proeftijd - geeft u twee maanden in. Stop. De generator geeft hier met een melding aan dat twee maanden niet mogelijk is bij een contract van zes maanden. Wel bij bijvoorbeeld zeven maanden. Het systeem zorgt dus dat u geen fouten maakt en handelt volgens de wetgeving. Er wordt ook gevraagd naar salaris, waarbij het wettelijk minimumloon automatisch wordt aangegeven. Vult u een ander bedrag dat te laag is, dan krijgt u een melding dat dit niet kan.

Slimme doordenkers

Een online generator denkt niet alleen mee, maar denkt ook door. Het komt regelmatig voor dat u in uw overeenkomst wijzigingen doorvoert zoals het toevoegen van een extra artikel of reiskostenvergoeding. Hoe gaat een slim model hiermee om?

Toevoegen subartikel
Het komt regelmatig voor dat er een subartikel wordt toegevoegd onder bijvoorbeeld artikel 1. Dan snapt u wel dat de interne titelverwijzing in het document niet meer klopt. Zo snel worden fouten gemaakt. Maar u heeft in deze Word-overeenkomst de mogelijkheid om met een sneltoets te zien waar de betreffende titelverwijzingen zich in het hele document bevinden. Deze past u aan, zonder een verdwaalde link over het hoofd te zien. Dus ook bij uitzonderingen werkt u foutloos.

Reiskosten
Een ander voorbeeld: de reiskosten. De applicatie vraagt u of reiskosten van toepassing zijn op dit arbeidscontract en of dit conform de reiskostenregeling gaat. U antwoordt ja en u vult een bedrag van 0,19 cent (of hoger) per kilometer in en u vervolgt de stappen. Als u nee antwoordt, dan kunt u kiezen voor de 214-regeling van de fiscus. In dat geval worden de reiskosten conform de 214-regeling doorberekend. Termen zoals de 214-regeling zijn onderstreept, waardoor u ziet dat deze voorzien zijn van een link, in dit geval naar de pagina van de Belastingdienst over de 214-regeling.

Online applicatie

De meeste meedenkende modellengenerators worden vanuit een SAAS-omgeving aangeboden en draaien dus niet bij u op kantoor. En dat is met een reden. Op deze manier worden de modellen voortdurend volgens de laatste richtlijnen bijgewerkt zodat u altijd een actuele overeenkomst voorhanden heeft.

Verschil met Word-sjabloon

Er wordt voor zakelijke overeenkomsten veel gewerkt met Word-sjablonen. Slimme modellen zoals in deze blog omschreven, zijn een interessant alternatief hierop. Een aantal voordelen leest u in deze blog terug. Gebruikt u Word-sjablonen en vraagt u zich af waar er voor u nog meer voordeel te behalen is? Hier leest u meer over de verschillen tussen Word-sjablonen en interactieve modellen.

Dus als u mij vraagt wat een slimme overeenkomst is, dan luidt mijn antwoord: Vooral een slimme manier van werken!

Aart van Malenstein

maart 20

slimme overeenkomst