Sorry, de persoon die heeft getekend was niet tekenbevoegd

Het is van belang dat de organisatie, en de betreffende bestuurder waarmee een contract wordt aangegaan, betrouwbaar zijn. Ook is het belangrijk dat de contractant bevoegd is om namens de organisatie te tekenen. Hiervoor gebruikt u het KVK Handelsregister. Om deze controle tijdens het opstellen van een overeenkomst te versnellen, kunt u binnen de Modellengenerator gebruikmaken van de bestuurdersuitvraag. Wat dit is, en hoe het werkt, vertel ik u hier.

Waarom een bestuurdersuitvraag?

U wilt er zeker van zijn dat de overeenkomst die u opstelt, wordt aangegaan met de juiste tekeningsbevoegde persoon. Uitzoeken wie dat precies is, zeker in het geval van een ingewikkelde organisatiestructuur – denk aan een holding met daaronder een BV-structuur - kan een lastige klus zijn. Bovendien is het raadzaam te achterhalen of deze persoon naast tekeningsbevoegd ook betrouwbaar is. Zakelijke identiteitsfraude komt helaas nog steeds heel veel voor.

Ook als u met een betrouwbare partij van doen hebt, wilt u zeker weten dat de persoon, vermeld op het contract, mag tekenen. Dit om gedoe achteraf te voorkomen. Zo kan iemand niet volledig bevoegd zijn, maar mag deze persoon bijvoorbeeld alleen tekenen tot een bepaald bedrag. Bovendien kan een bestuurder of eigenaar ook een volmacht aan iemand hebben gegeven. Mocht dat het geval zijn, dan wilt u ook weten of dit 100% klopt. Werk aan de winkel dus.

Koppeling KVK Handelsregister

Het KVK Handelsregister is dé plek om te starten. U kunt hiervoor de website van de KVK bezoeken. Om dit proces te vereenvoudigen heeft de Modellengenerator een check in haar contractgenerator ingebouwd; de bestuurdersuitvraag. Dit is een onderdeel van de module ondernemingsrecht die ervoor zorgt dat u een contract/overeenkomst opmaakt op de juiste, tekeningsbevoegde personen. Door de koppeling met de KVK, en een database waarin eerder opgevraagde uittreksels verzameld zijn, bespaart u tijd. Dit komt doordat het denkwerk door het systeem wordt gedaan. Daarnaast is de informatie uit de Modellengenerator altijd up-to-date.

Hoe werkt de bestuurdersuitvraag binnen de Modellengenerator?

Zodra u uw keuze voor het type document dat u wilt opstellen, heeft gemaakt, begint u met het doorlopen van de relevante slimme beslisboom, de workflow. In dit proces heeft u de mogelijkheid om uw zoektocht naar de juiste bestuurder te starten. U zoekt binnen de Modellengenerator op handelsnaam of KVK nummer. De Modellengenerator zoekt in de relevante databases naar overeenkomsten en stelt deze aan u voor, inclusief de bij de KVK bekende uittreksels. Via deze uittreksels kunt u uw zoektocht verder uitdiepen. Denk hierbij aan het opzoeken van uittreksels van de bestuurders van de betreffende organisatie. Op deze manier achterhaalt u of de betreffende bestuurder tekenbevoegd is en waarvoor.

U heeft de keuze om het uittreksel te ontvangen, inclusief een overzicht van de te maken KVK-kosten hiervoor. U ontvangt deze uittreksels per e-mail of u kunt deze downloaden. Bovendien kunt u een audit rapport opvragen. Hierin kunt u terugzien welke keuzes er zijn gemaakt. In een paar minuten tijd heeft u de organisatie waarmee het contract wordt aangegaan, inclusief de tekenbevoegde persoon, administratief en juridisch uitgezocht.

Video

Wilt u stap voor stap inzien hoe deze bestuurdersuitvraag werkt? In onderstaande video ziet u hoe u met de Modellengenerator snel heeft uitgezocht wie de juiste tekeningsbevoegde personen zijn.


Videotutorial bestuurdersuitvraag

Bent u benieuwd naar de toegevoegde waarde van de Modellengenerator voor uw organisatie? Neem dan contact met mij op via Aart van Malenstein.